1、办理各项支出报销时，必须持合法的凭证票据（盖有税务或财政部门监制章的发票、收据）来财务处办理.

报销流程如下：

整理粘贴合法票据→经办人、证明人（验收人）签字、注明业务用途→预算单位负责人签字→按审批权限审查签批（附原审批报告或合同或其他文件）→财务人员审核、编制会计凭证→财务人员复核凭证→经办人在会计凭证上签名→到出纳处领取现金或补退款或办理银行转账手续

2、办理报销业务，须将原始凭证整齐有序分类地贴在"票据粘贴单"上，原始凭证的内容，包括日期、接受凭证单位名称（湖南铁路科技职业技术学院）、经济业务的具体内容、金额大小写、所购实物的单位和数量、填制单位财务专用章或发票专用章、收款人签章等都要填写完整。所有需要填写或签字的票据和凭证，一律用钢笔或签字笔填写，字迹清楚，内容完整，大小写金额相符，金额不能涂改，发票印章清晰。审核时，如果发票累计金额小于报销金额的，由审核人员更改；如果发票累计金额大于报销单金额，退回报销人，重新审批。

3、原始凭证金额的大、小写必须相符，购买实物的原始凭证，须办理验收手续，经验收人、单位负责人、经办人签章，并写明领用单位及用途。

4、从校外单位取得的原始凭证，无税务或财政部门加盖监制章的发票和收据，一律不予报销。凡跨年度的票据原则上不予报销。

5、购买书刊、资料、教材、办公用品等物品的，须附清单，验收人应是保管人员。

6、使用支付单付款的项目，包括教师课酬、加班费、劳务费、困难补助、奖学金等等，支付单要有相关负责人、经办人签名，签收栏应由领款人签名，原则上不予代签领，不得虚报冒领。

7、报销差旅费，需填写差旅费报销单。参加会议的应附上会议通知，凡出外考察学习、科研调查、社会调查，或争取项目资金等，须经本部门负责人签批意见，出差时间超过7天的应经分管院长签批。

8、填写出差报销单，应如实填写姓名、职务、日期、往返地点、事由，报销单应有报销人、批准人签名，并加盖单位公章。

9、严格控制现金支出，一次性开支在1000元以上的物资采购，一般不付现金，只办理汇款，严格遵守现金管理条例。

10、基建、维修、设备安装等支付工程款（含预付进度款），必须凭正式票据，并附工程结算或进度表。必要时附审计报告。

11、单位价值800元以上的设备，使用年限一年以上的，包括单位价值末达标准耐用时间在一年以上的大批同类物品（如图书、家具等），必须附立项报告（大批设备或系统）、合同、固定资产卡片、验收单，购买批量入库物品的，须附材料入库单。属政府采购范围的按政府采购有关规定执行。

12、凡遗失飞机票、车船票，须由当事人提出书面报告说明情况，部门负责人签批意见、加盖本部门公章，并经分管院长批准，可将报告代作原始凭证报销，金额一律按实际票面金额(坐火车的按硬席坐位票价)报销。

13、遗失外单位取得的原始票据（含发票、收据），除按第12条的规定办理外，还应取得原签发单位盖有财务公章的证明，并注明票据的号码、内容和金额。

14、购买物资、设备维修金额在5000元以上的，基建项目（含维修项目、必须附有详细的预算），都必须签订经济合同。在此之前，所有项目必须经学院经济评审小组审定。10000元以上的必须经学院招投标小组进行公开招标。（政府采购项目按相关规定执行）

15、在票据上背书的所有人必须对票据的真实性、合法性负责，部门负责人应注明预算细目。

16、个人借支实行前次不清，后次不借。借款金额在3000元以上的请提前一天告知财务处出纳员。职工出差借支，返回后应立即报销；货款预支，经手人应敦促往来单位开具发票会同相关部门办理手续。

17、财务处报账时间：每周三、五下午为处务活动时间，不办理报账业务，每月最后一天号至次月3号（节假日顺延）为财务结账时间，在此期间不受理报账业务,其他时间均可以办理报账业务。