湖南铁路科技职业技术学院财务报销办法
一、财务报销原始票据的基本要求
1、原始票据要真实合法：
在真实发生的合法合规的经济业务过程中依法取得的真实有效的票据，发票必须与实际业务相符。
合法的财务票据包括：
税务票据：税务部门印制、盖有税务部门发票监制章的票据。
财政票据：财政部门印制、盖有财政部门监制章的票据，如学费、宿费、考试费等财政通用票据，评审费、评卷费等财政往来票据，会费等财政非税票据。
其他合法票据，如：火车票、飞机票等。
2、原始凭证要完整：
发票抬头（付款人名称）必须为“湖南铁路科技职业技术学院”，必须写全称不得简写。增值税发票必须将名称、税务识别号、地址电话、开户行等信息填写完整。
票据要注明开具日期、经济业务内容、数量、单价和金额。购买批量商品和服务所取得的发票，如“材料一批（详见清单）”增值税发票，必须附加盖出票人发票专用章的税控清单。
金额大小写要一致。
票据要加盖出票单位财务印章，如发票专用章、票据专用章等，盖单位公章无效。由税务局代开的发票除盖税务局发票章外，还需加盖单位财务印章。
票据记载的各项内容不得涂改。
从外单位取得的票据如有遗失，应取得票据存根联复印件加盖出票人发票专用章，由经手人写明详细情由，注明原票据开具日期、经济业务内容、数量、单价和金额。由部门负责人和分管领导批准后，才能代作原始凭证。
3、原始凭证要规范
单张票面金额超过1000元的票据必须由出纳通过银行对公转账支付，收款人户名为票据签发单位，若收款方为个体经商者，必须附个体经营营业执照复印件。
单张票面金额低于1000元的票据，若确需经手人先垫付款项的，经手人必须通过刷卡或网银转账支付并保留刷卡POS小票或网银转账回单，发票报销时需附付款凭据。
单价在1000元以上的设备，以及内容为家具、图书的票据，必须凭固定资产验收单、图书购置清单、购销合同等报销。属于政府采购管理范围的购置事项，必须按照政府采购程序办理。
4、原始凭证要及时报账：
原则上跨年度发票不予报销。当年取得的原始凭证应当在当年报销，因关账等特殊情况无法在当年报销的，本人予以书面说明，经部门负责人审批同意后，在第二年3月30日之前报销；
二、财务报销的票据的规范粘贴
1、票据分类：对于集中较多的票据按照内容进行分类，如办公用品类、交通费、服务费、培训费、材料费、差旅费、设备维修费、资料费、印刷费等等，按照类别分别粘贴。其中差旅费还应按照差旅费报销单中的交通费、住宿费、参赛费等项目再次分类，单独粘贴，单独填写差旅费报销单。
2、准备粘贴单：到财务处领取统一印制的原始凭证粘贴单或差旅费报销单，在粘贴单装订线内，将票据按类别粘贴。
3、粘贴方法：粘贴时，将胶水涂抹在票据左侧背面，沿报销单粘贴区域左下角依次从下往上均匀排开纵向粘贴，粘贴的票据必须与粘贴单下端和左侧对齐，不能将票据贴出粘贴单外。如果同类票据大小不一样，可以在同一张粘贴纸上按照先小后大的顺序粘贴；对于比粘贴纸大的票据或其他附件，粘贴位置也应在票据左侧背面，沿装订线粘贴，超出部分可以按照粘贴纸大小折叠在粘贴纸范围之内。票据比较多时可使用多张粘贴纸。
4、要求：
能票上贴票，装订线左侧不要粘贴票据，不要将票据集中在粘贴纸中间粘贴，以免造成中间厚，四周薄，使凭证装订起来不整齐，达不到装订要求。
5、原始凭证粘贴完毕，粘贴单或差旅费报销单需要填写的凭证张数、合计金额、经手人、证明人等内容填列完整。
三、财务报销的发票背书内容要齐全
1、业务用途：每张发票都要背书注明业务用途。
2、经手人、证明人和部门负责人签名：原则上每张发票背面都要有经手人、证明人和部门负责人签名；培训费、会费、会议费、参赛费必须有经手人、证明人、部门负责人三人签名。
3、批量的材料、用品发票背面还必须有收货人和验收人签名。
4、电子发票背书。
四、财务报账时需要提供的附件材料
1、办公费报销需要提供：
发票
税控机打清单（加盖发票专用章）
计算机硬件、耗材等属于政府采购范围内的，需提供政府采购项目合同（电子合同）；
已填写完整的票据粘贴单。
已垫支费用的须提供POS小票（下同）
2、差旅费报销需要提供：
发票：火车票、汽车票、飞机票、交通意外保险费、订票费、退票费、住宿费、会议费等。
事前审批手续（提供以下任意一项皆可）：
通过钉钉审批的差旅审批单；
差旅费报销单“领导批示”栏有事前审批签字；
事前批示并签名的会议通知、参赛文件、邀请函等。（院级正职互相审批或由分管财务副院长签字确认；部门负责人由院级正职审批；部门副职由分管院领导审批；其他人员由部门负责人审批）
粘贴好各种发票（乘坐飞机需附登机牌）、POS票等付款凭据、住宿费入住清单等附件的差旅费报销单。
参加会议附参会回执和会议通知；参加比赛附参赛文件，应邀事项附邀请函等。
经费报销审批手续（提供以下任意一项皆可）：
通过钉钉审批的费用报销审批单；②差旅费报销单“领导批准或签注事项”栏有审批签字。
3、职工外出培训费报销需要提供的原始凭证：
发票：
事前审批手续
已填写完整的差旅费报销单。
培训文件和结业证书
报销审批手续
4、招待费报销需要提供的原始凭证
发票：餐费、住宿费等
公函
公务接待审批单
菜单（加盖出票单位发票专用章）
就餐人员名单
5、会议费报销需要提供的原始凭证：
发票：住宿费、餐费、场地租赁费、交通费、资料印刷费等。
会议通知和会议安排
实际参会人员签到表
会议服务单位提供的费用原始明细单据、电子结算单等凭证。
6、材料费报销需要提供的原始凭证：
发票
送货单
⑶ 20000元及以上的经济业务报销须提供经济合同，已签订框架协议的须附项目结算单或付款通知等。
报销审批手续
7、短期培训班费用报销需要提供的原始凭证：
学员食宿费
报销审批手续
培训合同
发放课酬需要提供课程安排、课表、工作量统计表和课酬标准。
8、劳务费发放
专家讲座费
支付单
邀请函
活动安排和宣传图片
9、其他相关规定
开具内容为“办公用品”、“耗材”、“劳保用品”等笼统概念的发票不予报销。
购买商品或服务金额在两万及以上的经济业务报销时须提供经济合同。
学生出差费用报销：在校学生代表学院到常驻地以外地区参加比赛、教研教改活动等（不包括实习）产生的住宿费按100元/天报销，并给予每名学生50元伙食补贴/天；竞赛或活动举办地点在本市的，不得报销住宿费，给予每人20元伙食补贴/天。
网上购买飞机票，只有购买机票的发票，没有纸质机票的情况，报销时必须附登机牌或行程单。
五、财务报销审批权限和流程
1．人员经费
按照国家政策和学院人员经费分配方案正常发放的在职人员工资、津补贴、离退休人员工资、丧葬抚恤费、遗属补助等人员支出，以及按照规定缴纳的住房公积金、医疗保险金、失业保险金、残疾人保障金、工会经费等政策性支出，由业务归口管理部门会同财务处审核后办理。
学院统一发放的院内津贴、教学科研奖励以及其他专项奖励等，由人事处会同财务处依据院长办公会决议审核发放。
学生奖学金、勤工助学金定期发放，由学工处负责人签署意见，报分管业务院领导审批，财务处长审核。
2．日常公用经费：指各部门预算内的办公费、电话费、差旅费、招待费、考查课试卷费、学生联系费、学生活动费（系部）、教研教改经费、学术交流与讲座等，日常公用经费由各部门负责人审批。
3. 专项业务经费：
① 购建类专项经费（含教材款）：
5000元（不含）以下支出，由部门负责人、业务归口管理部门负责人审批，财务处长审核；
5000元（含）-2万元（不含）支出，由部门负责人、业务归口管理部门负责人审批，报分管业务院领导审批，财务处长审核；
2万元（含）-20万元（不含）支出，由部门负责人、业务归口管理部门负责人审批，经分管业务院领导审核，报分管财务副院长审批；
20万元以上支出，由部门负责人、业务归口管理部门负责人审批，经分管业务院领导、分管财务副院长审核，报院长审批，财务处长审核。
纵横向科研题经费
2000元（不含）以下支出，由课题组负责人审批，财务处长审核；
2000元-1万元（不含）支出，由课题组负责人审核，科研处长审批，财务处长审核；
1万元（含）以上支出，由课题组负责人审核，科研处长签署意见，经分管科研副院长审核，财务处长审核。
纵向课题配套经费由科研处提出申请，经分管副院长审核报分管财务副院长审批，财务处审核后下达经费指标。
其他专项业务经费
2000元（不含）以下支出，由部门负责人审批，财务处长审核；
2000元（含）-1万元（不含）支出，由部门负责人审核，报分管业务院领导审批，财务处长审核；
1万元（含）-10万元（不含）支出，由部门负责人审核，经分管业务院领导签署意见，报分管财务副院长审批，财务处长审核；
10万元（含）以上支出，由部门负责人审核，经分管业务院领导和分管财务院副院长签署意见，报院长审批，财务处长审核。
4．重点项目专项经费：指具有专门用途和专门资金来源（包括上级拨入、行业投入、捐赠等）的项目经费。所有重点项目资金学院统筹管理、实行项目组长负责制，各项目组所在部门负责人和各分管业务院领导对项目实施进行督促管理。项目申报成功后项目组根据项目实施方案和资金指定用途编制项目资金预算经学院院长办公会审核通过，报财务处备案，跨年度的项目次年纳入学院年度预算。项目实施过程中严格执行预算、资金使用范围和支出比例。
重点项目专项经费支出由项目负责人审批，财务处长审核。
5．成人教育、部门创收经费和代管经费： 严格执行学院关于二级单位收入分配管理若干问题的规定。对于各种短期培训，实行即时清算，严格支出比例。
1万元（不含）以下支出，由部门负责人审批，财务处长审核；
1万元（含）支出，由部门负责人审核，报分管业务院领导审批，财务处长审核；
实行项目负责制的，项目负责人编制预算报分管业务院领导审批，执行时项目负责人审批，财务处长审核；
各种培训、创收的提成，由部门负责人申请，报分管财务副院长审批，财务处长审核；
6. 机动费
机动费是指学院根据财力状况，为解决突发事件在年度财务预算中统一安排的预备费用。机动费的使用由相关部门提出申请，财务处长审核并提出经费处理建议，20万元以下由院长审批；20万元以上经院长办公会讨论研究立项。
7．经费支出审批的其他规定
事业经费（纵横向科研课题经费除外）列支公务接待费，除部门预算内安排的公务接待费之外，一律由分管财务副院长审批、财务处长审核。
各部门从切块经费、培训创收经费和专项经费发放职工奖金或劳务费等，严格遵守学院相关规定，附会议纪要，报分管财务副院长审批、财务处长审核。
事业经费购置仪器设备、家具电器和大宗消耗物资等，应先填写物资设备采购审批单，按表格中顺序自上而下依次办理审签手续。
拨付给后勤服务公司的预算经费，由后勤服务公司依据预算按季提出申请，基建后勤管理处根据考核情况签署意见，经分管后勤院领导签署意见，财务处处长审核拨付；
学院依照国家法律法规缴纳的各种税费，由财务处长审批；
学院按照财务预算上缴财政专户和国库的各种款项、提取各类专用基金，各种税收、规费，由财务处处长审核批准；
部门正职、副院级领导出差申请由院长审批。各部门正职出差报销，由分管业务院领导审批；副院级领导出差报销由院级正职审批；院级正职领导出差报销由党政正职领导互相审批。
8、职工借款、预付合同价款
5000元（不含）以下的，由部门负责人审批，财务处长审核；
5000元（含）以上的，由部门负责人审核，报分管业务院领导签署意见，财务处长审核；
