湖南铁路科技职业技术学院
财务报销办法
为进一步加强学院财务管理，规范财务报销行为，根据《会计基础工作规范》（财政部令第98号）及株洲市财政局国库集中支付核算中心的要求，结合我院实际情况，特修订《湖南铁路科技职业技术学院财务报销办法》。
一、总要求
学院实行全面预算管理，总要求是“先预算后开支，无预算不开支”。
二、经费审批流程
（一）年初有明确预算支出项目的经费报销审批流程
执行《湖南铁路科技职业技术学院学院财务审批管理办法》（铁科职〔2015〕15号）。
（二）未列入年初预算的经费报销审批流程
年初未进行预算安排又因学院事业发展需要的项目严格按照预算追加程序执行。
三、票据要求
1、票据合法合规性要求：财务报销需提供真实的内容完整的合法票据，包括：税务部门印制的增值税发票，财政部门印制的非税收入一般缴款书、行政事业单位往来结算收据、非税收入专用收据（简称“财政票据”）及其他合法票据（如火车票等）。各类票据，必须正确记载业务内容，注明开具日期、经济业务内容、数量、单价和金额。
购买批量商品或服务取得注明“详见清单”或“材料一批”的增值税发票，必须附加盖出票人发票专用章的税控清单。
各类票据必须加盖出票人“票据专用章”。增值税发票须加盖“发票专用章”，财政票据须加盖“财务专用章”。由税务局代开的发票除盖税务局发票章外，还需加盖收款单位发票专用章或财务专用章。
2、票据报销期限要求：各类经费支出须在取得票据后两个月内完成报销审批流程并将符合要求的票据及附件送交至财务处。年终关账后发生的支出，须于次年开账后30日内完成报销，其他跨年度票据原则上不予受理。
3、发票背书要求：增值税发票背面须注明业务用途和预算项目，并由经手人、证明人（或验收人）和部门负责人签名。增值税电子发票须由经手人注明“此电子发票只打印报销一次，我对发票的真实性负责”字样，落款姓名和时间。
4、发票粘贴要求：所有小于学院粘贴单的票据统一采用单层平铺式粘贴，按照从上到下、从左到右的顺序依次粘贴在票据粘贴单划定的粘贴范围内，票据之间不可相互覆盖遮挡。差旅费票据（如火车票、飞机票、登机牌等）应按照出差人员的姓名及其出差行程（或时间）顺序粘贴。等于或大于A4纸大小的票据（如用A4纸打印的增值税电子发票）及其他附件（包括申请表、审批表、验收单、工程签证单、合同、通知等）无需粘贴。票据统一使用液体胶水粘贴，固定票据四边及中心点，禁止使用固体胶、双面胶及钉书钉。票据粘贴完毕后，须用黑色签字笔填写本粘贴单票据合计金额及票据张数，并由经手人签字确认。
四、报销附件要求
(一)办公费
需提交附件:
1.发票原件（须有商品或服务名称、数量和单价,或附税控清单）；
2.政府采购电子卖场合同及验收单（盖章、签字后生效）；
3.入库单，或各部门领料单及汇总表。
提醒：
1.办公用品由学院统一采购，教职工根据工作需要填报领料单领取。特殊情况下，须个人购买的，均需通过政府采购电子卖场。
2.个人垫付的，均需提供刷卡结算POS小票原件及复印件。（下同）
(二)印刷费
需提交附件:
1.发票原件（须有商品或服务名称、数量和单价,或附税控清单）；
2.政府采购电子卖场合同及验收单（盖章、签字后生效）；
3.批量印刷教材、作业本、实训手册等需附入库单。
(三)邮电费
需提交附件:
1.发票原件（详细填写商品或服务的名称、数量和单价等）；
2.政府采购电子卖场合同及验收单（盖章、签字后生效）。
3.线下批量邮寄费需附运单明细、收寄记录或费用结算单；
提醒：
因邮寄费、快递费小额零星支出难以提供刷卡付款记录，已由个人垫付的，需提供其他付款凭据（如微信支付凭据、支付宝付款凭据等）
(四)差旅费
需提交附件:
1.火车票、汽车票、住宿费、会议费、参赛费等发票原件，乘坐飞机须附登机牌；
2.出差审批单或其他事前审批手续；
3.邀请函、会议通知、比赛通知等出差事由通知或文件；
4.会议回执、培训结业证书、签到表复印件、现场照片（任选其一）等公务到场证明；
5.付款刷卡pos小票（对公转账无需提供）。
提醒：
1.执行《学院差旅费管理办法》（铁科职院〔2018〕40号），全国各地住宿费标准见附件1；
2.住宿费发票需注明单价和入住天数；多人入住必须提供酒店入住清单；
3.五星级酒店住宿费发票不予报销；超标准乘坐交通工具和住宿超支部分由个人自理。
(五)因公出国（境）费用
需提交附件：
1.航空运输电子客票行程单（机票）、登机牌，住宿费发票，国内段交通费发票，签证费、保险费发票及其他国内发票原件；
2.因公出国(境)上级审批手续；
3.学院批准出国的会议决议原件等相关资料；
4.科研项目需提供国际会议通知或邀请函；
5.护照（签证和出入境记录页）复印件；
6.国际会议注册费、住宿费等外文发票（需中文翻译）；
7.银行卡外币支付记录（对公转账无需提供)；
8.经济合同（涉及代理合同经济事项金额≥2万元）。
提醒：
执行株洲市《因公临时出国经费管理办法》（株财发〔2014〕36号）执行。
(六) 设备维修
需提交附件:
1.发票原件（须有商品或服务名称、数量和单价,或附税控清单）；
2.政府采购电子卖场合同及验收单（盖章、签字后生效）；
3.批量商品送货单；
4.线下特殊维修维护须附情况说明、有效经济合同（金额≥2万元）及工程验收手续
(七)工程维修
需提交附件：
1. 发票原件；
2. 经济合同；
3.竣工验收单；
4.付款审批表；
5.审计意见，或审计报告。
(八)租赁费
需提交附件：
1.发票原件；
2.政府采购电子卖场合同及验收单（盖章、签字后生效）；
3.使用记录等佐证材料。
(九)会议费
需提交附件：
1.住宿费、餐费、场地租赁费、交通费、资料印刷费等发票原件；
2.政府采购电子卖场合同及验收单（盖章、签字后生效）；
3.会议通知和会议安排；
4.实际参会人员签到表；
5.现场照片或新闻报道；
6.会议服务单位提供的费用原始明细单据（入住清单）、电子结算单等凭证。
提醒：
会议费标准执行《学院公务接待、工作餐管理办法》（铁科职院〔2019〕13号）文件：一类会议每人每天住宿费240元、伙食费130元、其他费用70元，合计440元；二类会议每人每天住宿费240元、伙食费120元、其他费用60元，合计420元；三类会议每人每天住宿费240元、伙食费110元，其他费用50元，合计400元。
(十)培训费
需提交附件:
1.火车票、汽车票、住宿费、培训费等发票原件；
2.培训事项事前审批手续；
3.培训文件；
4.结业证书；
5.付款刷卡pos小票（对公转账无需提供）。
(十一)公务接待费
需提交附件：
1.餐费、住宿费、交通费等发票原件；
2.公函；
3.公务接待审批单；
4.菜单（加盖出票单位发票专用章）；
5.就餐人员名单；
6.付款刷卡pos小票原件及复印件（对公转账无需提供）。
提醒：
1. 公务接待执行《学院公务接待、工作餐管理办法》（铁科职院〔2019〕13号）文件；
2. 公务接待用餐标准：省部级200元/人次，厅局级160元/人次，其余人员140元/人次。接待对象在10人以内，陪餐人数不超过3人；接待对象超过10人，配餐人数不超过接待对象的1/3。
3. 公务接待住宿标准：省部级每人每天不超过800元，厅局级每人每天不超过450元，其他人员每人每天不超过330元。
(十二)工作餐费
需提交附件：
1.餐费发票原件；
2.工作餐审批单；
3.菜单（工作简餐提供）；
4.就餐人员名单；
5.专项工作提供工作通知、工作安排或活动方案；
6.付款刷卡pos小票原件及复印件（对公转账无需提供）。
提醒：
工作餐标准执行《学院公务接待、工作餐管理办法》（铁科职院〔2019〕13号）文件：早餐不高于20元/人次，中、晚餐不高于40元/人次。
(十三)专用材料费
需提交附件：
1.发票原件（须有商品或服务名称、数量和单价,或附税控清单）；
2.申请购买审批程序；
3.政府采购电子卖场合同及验收单（盖章、签字后生效）；
4.批量商品送货单。
提醒：
1.包含教学材料、实训材料、体育用品、图书材料、后勤材料、服装、信息化耗材等其他材料；
2.发放到个人的用品、服装等附签收单。
(十四)劳务费
需提交附件：
1.支付单（校外人员及临时用工人员须正确计算和填列应发金额、代扣代缴个税、实发金额）；
2.合同、协议、邀请函、讲座通知等（盖章生效）；
3.工作记录、现场照片或活动报道等佐证材料。
4.评审、论证、咨询费；讲座讲课费；比赛裁判、评委费等劳务费需提供活动安排、工作方案等佐证材料（盖章生效）；
5.非在编人员值班加班费需提供值班加班安排表或记录。
提醒：
1.校内人员在正常工作时间内，或本职工作范围内事务不允许发放劳务费；
2.支付单必须列示标准和数量，有制表人和审核人签字（下同）；
3.准确提供校外收款人员的身份证号和银行账号信息；
4.劳务费标准：省级干部比照院士、全国知名专家，每课时不超过1500元；厅级干部比照正高技术职称人员，每课时不超过1000元；处级干部比照副高级技术职称人员，每课时不超过500元；科级及以下干部或中级及以下技术职称专业人员，每课时不超过300元。
(十五)学生奖助学金
需提交附件：
1. 学生奖助学金支付单（须列示学生所在专业和班级）；
2. 奖助学金情况汇总单；
3. 依据文件。
提醒：
学生劳务费必须发放到学生个人，学生提供的卡号必须是本人开户的银行卡号，姓名、账号、开户行必须准确无误，任何差错都将导致银行支付失败。
(十六) 学生勤工助学金
需提交附件：
1. 勤工助学支付单（须列示学生所在专业和班级）；
2. 勤工助学劳务费标准文件；
3. 其他校内活动勤工助学劳务费需提供活动安排、工作方案等佐证材料（盖章生效）。
提醒：
学生劳务费必须发放到学生个人，学生提供的卡号必须是本人开户的银行卡号，姓名、账号、开户行必须准确无误，任何差错都将导致银行支付失败。
(十七) 学生活动费
需提交附件：
购买商品和服务：
1.发票原件（须有商品或服务名称、数量和单价,或附税控清单）；
2.政府采购电子卖场合同及验收单（盖章、签字后生效）；
3.批量商品送货单；
4.奖品或纪念品发放签收单；
5.活动策划或活动方案，活动、赛事结果通报等佐证材料（盖章生效）；
发奖金
1.支付单（须列示学生姓名、专业班级、名次、金额、账号、开户行）；
2.活动策划或赛事方案（盖章生效）；
3.活动赛事现场照片或报道等佐证材料；
4.赛事结果通报（盖章生效）。
提醒：
学生活动项目完成后必须及时报销，杜绝年底突击花钱。
(十八)论文版面费
需提交附件:
1.发票原件；
2.录用通知；
3.期刊封面、目录和文章复印件；
4.已付款的附付款凭据。
提醒：
付款付款凭据上的收款人应当与发票收款人一致，若不一致须提供委托收款证明等材料。
(十九)委托业务费
需提交附件:
1.发票原件；
2.政府采购电子卖场合同及验收单（盖章、签字后生效）；
3.依据具体业务而定的其他佐证材料。
提醒：
旅行社、旅游公司等旅游服务机构开具的发票不予报销。
(二十)专利费
需提交附件：
1.发票原件，或国家知识产权局专利局票据；
2.缴费通知书或交费明细单；
3.付款刷卡pos小票（对公转账无需提供）。
(二十一)市内交通补助
需提交附件：
1.市内公务交通审批单；
2.市内公务交通汇总表。
提醒：
执行《学院按次按距离包干报销公务交通费用实施细则》（铁科职院〔2019〕16号）文件，各部门各报销权限人员按出行时间汇总，每月结出合计金额，超标部分自理。
(二十二)租车费
需提交附件：
1.发票原件；
2.政府采购电子卖场合同及验收单（盖章、签字后生效）；
3.出车记录（签字盖章生效）
4.专项活动租车需附活动方案
(二十三)对外举办的各种社会培训和各种技能鉴定费
需提交附件：
1）课时费、考务费等
1. 支付单（注明课酬标准和课时量，其他工作备注）
2. 培训或鉴定项目预算表；
3. 培训合同或协议、技能鉴定工作方案；
4. 课程表，教学、监考及考务工作安排表。
2）购买资料费等商品和服务
1.发票原件（须有商品或服务名称、数量和单价,或附税控清单）；
2.政府采购电子卖场合同及验收单（盖章、签字后生效）；
3.批量商品送货单；
4.项目或鉴定项目预算表；
5.培训合同或协议、技能鉴定工作方案。
3）学员餐费、住宿费
1.发票原件；
2.费用结算单（签字、盖章后生效）；
3.项目预算表；
4.培训合同或协议、技能鉴定工作方案。
提醒：
1.短期培训和技能鉴定按项目结算，费用报销时附该项目收入和支出预算表；
2.培训或鉴定项目结束一次性报销所有费用可只需一份培训合同、协议、方案、工作安排等佐证材料；
3.在课程、教学、考务工作方案中没有工作任务的人员不得造单发放劳务费；
4.给校外和临时用工人员发放课时费、考务费需要准确计算代扣代缴个税、提供身份证号和银行账号信息。
(二十四)会费
需提交附件：
1.发票原件；
2.付款通知书或其他费用标准文件；
3.学院相关会议决议或会议纪要。
提醒：
各种协会会费原则上不予报销，特殊情况须经学院办公会议讨论同意后方可办理.
(二十五)资本性支出
需提交附件:
1.发票原件；
2.政府采购电子卖场合同（盖章、签字后生效）；
3.设备购买审批单；
4.设备验收单；
5.固定资产卡片。
提醒：
打印机、复印机、计算机、空调、碎纸机、液晶显示器等须政府集中采购目录以内的货物，不得自行购买（按最新年度政府集中采购目录及标准执行）。
(二十六)政府采购（限额以上）
需提交附件：
1. 发票原件；
2. 购置申请审批单；
3.预算批复文件或学院会议纪要、会议决议等；
4.政府采购中标通知书；
5.政府采购经济合同；
6.验收单。
提醒：
1.根据《株洲市2021年政府集中采购目录及政府采购限额标准》（株财发〔2020〕13号）文件，货物和服务项目采购预算金额30万元（含30万元）以上、工程项目采购预算60万元（含60万元）以上执行政府采购公开招投标程序。
2.政府采购公开招投标限额标准遵照最新执行。
(二十七)基建工程款
需提交附件：
1.发票原件；
2.经济合同；
3.工程款支付审批会签表；
4.工程进度表，或竣工验收单；
5.审计意见或审计报告。
提醒：
《株洲市2021年政府集中采购目录及政府采购限额标准》（株财发〔2020〕13号）文件要求，市直各单位采购限额标准以上的政府采购工程项目，必须进行财政投资评审后，由单位按有关规定办理政府采购及国库支付手续
五、结算要求
1、出差和零星开支必须使用公务卡进行刷卡结算，公务卡消费报账时须附公务卡消费交易凭条（即POS机小票），其他经济业务一律使用公对公转账结算。
2、经济业务货物类交易金额达到2万元及以上的，服务类交易金额达到3万元及以上，工程类交易金额达到5万元及以上的，均须附有效合同。
3、政府采购电子卖场暂时缺失的货物或服务在线下购买的要附情况说明。
4、基建、维修、图书、设备服务等有合同或协议的，严格按合同或协议付款，收款方必须是合同方，收款单位名称、账号须与合同一致。收款方为个人的，收款人应与发票一致，并提供其身份证复印件和营业执照复印件。
六、报账时间
每周三、五下午为凭证整理时间，不办理报账业务；每月最后一天直至次月3号（节假日顺延）为财务结账时间，在此期间不受理报账业务，其他时间均可办理报账业务。
七、报账员制度
严格执行《湖南铁路科技职业技术学院学院报账员工作管理办法》（铁科职院〔2019〕12号）文件，由在职职工担任各二级学院和处室报账员，在校学生不能作为报账员，严禁外单位人员报账、查账。
八、账号信息
1、学院发票信息(增值税发票)：
抬 头: 湖南铁路科技职业技术学院
纳税人识别号: 12430200445175241E
地 址、电 话: 云龙区职教城智慧路一号 0731-2277016
账 户 行: 中国建设银行株洲九天支行
2、其他类（代收代支）收款账号：
户 名: 株洲市国库集中支付核算中心
账 号: 810000218917000001
附 言: 2000328002湖南铁路科技职业技术学院
开户行: 长沙银行云龙支行
九、附则
本办法自发布之日起执行，由计划财务处负责解释。
