湖南铁路科技职业技术学院公文处理办法

第一章 总 则

第一条 为使公文处理工作进一步规范化、制度化、科学化，提高公文质量和工作效率，根据《国家行政机关公文处理办法》，结合学院实际，制定本办法。

第二条 公文是学院在实施行政管理过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书，是依法治校和进行公务活动的重要工具。

第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 处理公文应当坚持实事求是、精简、高效的原则，严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，做到及时、准确、安全。

第五条 各部门负责人应当高度重视公文处理工作，自觉遵守本办法并加强对本部门公文处理工作的领导和检查。

第六条 党政办公室是学院公文处理的管理机构，主管学院的公文处理工作并负责指导各部门、各院（部）的公文处理工作。党政办公室配备专职文秘人员、各部门指定专人负责公文处理工作。

第二章 公文种类

第七条 学院常用的公文种类有：

（一） 决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下属单位不适当的决定事项。

（二） 通告

适用于学院在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（三） 通知

适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章制度，传达要求下级部门办理和需要有关部门周知或者执行的事项，任免人员等。

（四） 通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（五） 报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议和答复上级机关的询问。

（六） 请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（七） 批复

适用于答复下级部门的请示事项。

（八） 意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（九） 函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十） 会议纪要

适用于记载、传达会议主要精神、会议情况和决定事项。

第三章 公文格式

第八条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（一）秘密公文应当分别标明密级和保密期限。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前。

（四）发文字号包括发文机关代字、年份、序号。联合行文只标明主办机关发文字号。学院公文的发文字号由党政办公室确定。

（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。标题中除规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送机关指公文的主要受理单位，抄送机关指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，主送单位、抄送单位应当使用全称或者规范化简称、统称。除“通告”、“会议纪要”、“决定”外，公文应当标明主送单位名称。

（八）公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。

（九）公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。加盖印章的公文不再写机关名称。

（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（十二）印制版记由印发机关名称和印发日期等要素组成，置于公文末页下端。

第九条 公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

第十条 公文文字从左至右横写、横排,用纸一律采用国家标准A4型(210 mm×297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十一条 行文应当确有必要，注重效用。学院的公文，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布学院行政规章和行政措施，请示和答复问题，报告情况，指导和商洽工作的重要工具，要坚持精简实效的原则，减少例行性、事务性公文。

以学院名义行文的范围是关系全局性的、方针政策性和重大问题的决定、通知，对上级机关的请示、报告，或与有关单位商洽的事项等；教务口、工会、学工口等分线工作分别以铁科职院教、铁科职院工、铁科职院学等文号行文；其他院内一般性行文，用党政办公室名义行文。

第十二条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。对上级单位要用上行文，如“请示”、“报告”；对所属的下级单位要用下行文，如“决定”、“批复”；对同级部门和不相隶属的部门用平行文“函”。

信函式公文主要用于处理日常事务的平行文或内容单一的下行文。“函”的文种只能以信函式公文形式发。对外发函一般要使用印有学院名称的红头纸。

第十三条 学院内设机构除党政办公室外不得对外正式行文。

第十四条 学院各职能部门需要向学院的上级主管部门请示问题、报告情况或反映意见，必须以学院的名义按规程行文。

第十五条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

“报告”不得夹带请示事项。

      第十六条 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以学院名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第五章 发文办理

第十七条 发文办理指制发公文的过程，包括拟稿、校对、审核、会签、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第十八条 拟稿 学院综合性文件由党政办拟稿或者由党政办会同相关单位共同拟稿。凡属职能单位业务性、专业性公文，由职能单位拟稿。草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规和上级机关的指示及其他有关规定。如提出新的规定，要切实可行，并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点准确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和主送机关的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。如不设第二层次，也可按照“一、”，“1.”，“（1）”的顺序。

（七）必须使用国家法定的计量单位。

（八）用词用字准确，规范。文内使用非规范化简称，一般应当先用全称，并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第十九条 会签拟制公文时，对涉及其他单位职权范围内的事项，主办单位应当主动与相关单位协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办单位的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办单位可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关单位会签后报请分管院领导协调。

第二十条 审核 公文送学院领导签发前，应当送党政办公室审核（限期结办的公文，至少需提前2～3个工作日送党政办办理）。审核的重点是：

（一）是否确需行文；

（二）内容是否符合有关政策规定，与其他公文有无重复或矛盾；

（三）提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；

（四）行文方式是否妥当；

（五）文字表达是否准确，格式是否规范；

（六）是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。

对于不符合有关要求的送审文稿，党政办公室不予办理；对于需作较大修改的送审文稿，退回起草单位重新修改后再送审核。

第二十一条 签发 党政办公室文字秘书对文稿复核后，由党政办公室主任签署意见呈送有关院领导审定、签发。

（一）   签发权限

1．涉及全局性工作的重要文件，以学院党委名义行文的，由党委书记（书记不在时可由书记委托副书记）签发。以学院名义行文的，由院长签发（院长不在时可由院长委托分管副院长）签发。

2．涉及某一单方面工作或一般事务性工作的公文，按分管范围由分管院领导审定（如涉及其他方面工作，须先送相关院领导会签）、签发。

3．党委会及其他工作会议纪要，经党政办公室负责人审核后，送会议主持人审定、签发。

4．党政办公室代学院行政批转、转发、印发的文件，其签发权限与学院文件相同，如经院长办公会议研究决定的文内可冠以“经学院同意”字样；如经院长或分管副院长审定签署的，文内可冠以“经学院领导同意”字样。其他属党政办公室职权范围内的文件，经办公室主任审定后，由主任签发。

      （二）签发意见要明确。学院领导签发文件时应批注是否同意印发的意见（如“发”、“同意印发”、“同意”等），并签注完整的姓名和年月日。如认为文稿尚需其他领导阅知的，应注明“请××同志阅后发”。不能用画圈代替阅后意见。

      （三）由学院领导签发后的文稿即转为定稿，已具备正式文件的效用，未经签发人同意，不得再作修改。文稿签发后应及时印刷。

第二十二条 编号 文稿在院领导签发后由党政办公室秘书编排发文号。

第二十三条 校对 打印稿的校对由拟稿人负责。校对人员应在发文底稿上签字。

第二十四条 复核 公文正式印制前,党政办公室应当进行复核,重点是审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。

第二十五条 缮印及用印 文件印刷完毕，经党政办公室秘书再次核对无误后，加盖公章。

第二十六条 登记、分发。公文装订完毕后，由党政办公室秘书在发文纸上登记后再向院内、外分发。

第六章   收文办理

第二十七条 收文办理一般包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第二十八条 收到上级机关公文或外单位来文，文秘人员应当及时登记编号，由党政办公室负责人提出拟办意见后，送有关院领导批示办理。

（一）各部门、各系（部）或个人收到上级公文，或外出开会带回公文，必须送党政办公室登记办理，不得直接签批、传阅及自行保管。

（二）需要办理的公文，主办单位（或承办人）应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应及时退回交办的部门并说明理由。

      （三）公文办理中遇有涉及其他单位职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办单位主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请分管院领导协调或裁定。

（四）属阅知性文件，各有关部门负责人阅文后应签名并注明日期；属阅办性文件，相关部门负责人应认真按公文要求和领导批示办理，并注明办理情况，及时反馈回党政办。

（五）公文的转呈、转送均由文秘人员进行，领导之间、各部门之间一般不直接转送公文。

（六）收文的原件（包括附件）应始终保持完整。领导在阅文时，以及各部门在承办、阅办文件时，不应在原文上涂划或签注意见。

（七）各部门要根据收文的秘密等级和阅知范围做好保密和安全工作。

第二十九条 领导审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第三十条 送院领导批示或交有关部门办理的公文，党政办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第七章 公文归档

第三十一条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第三十二条 公文立卷归档由各部门负责公文处理的工作人员负责；学院收文、发文的立卷归档由党政办公室机要秘书负责。

第三十三条 归档范围内的公文，应当根据其特征、相互联系和保存价值分类整理立卷，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位主要工作情况，便于保管和利用。

第三十四条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向学院综合档案室移交。

第三十五条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第八章 公文管理

第三十六条 公文由党政办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。党政办公室应当建立健全学院公文处理的有关制度。

      第三十七条 上级机关的公文，除密级和注明不准翻印的以外，经院领导或党政办公室主任批准，可以翻印。

第三十八条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

第三十九条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第四十条 公文原件和复印件均不能随意丢弃，不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经党政办公室负责人批准，可以销毁，不得按废品出卖。其中销毁秘密公文应当到指定场所由2人以上监销，保证不丢失、不漏销，并应当进行登记。

第四十一条 部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交综合档案室。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九章   附 则

第四十二条 本办法由学院党政办公室负责解释。

第四十三条 本办法自公布之日起施行。