湖南铁路科技职业技术学院

印章使用与管理规定

为进一步加强学院印章管理，规范印章使用和保管行为，维护学院合法权益，根据国家有关法律法规，结合我院工作实际，特制定本规定。

第一条 总则

   为了加强学院印章的使用管理，规范用印审批程序，维护印章的法定性、权威性、效用性，根据省、市相关文件要求,特制定本规定。

第二条 本规定所指印章

学院党委印章：指“中共湖南铁路科技职业技术学院委员会（含电子印章）”印章（以下简称学院党委印章）。

学院行政印章：指“湖南铁路科技职业技术学院（含电子印章）”印章（以下简称学院行政印章）和“湖南铁路科技职业技术学院”钢印（以下简称学院钢印）。

院领导签名章。

其他经学院许可使用的印章。

第三条 印章使用范围及程序

以学院党政名义发出的公文、公函等，有职能部门负责人签名，有领导签发,按照学院正式行文流程办理用印。

以学院名义颁发的各类证件、聘书等，填写用印登记表，由部门负责人审核,和学院办公室主任签批后，到学院办公室办理用印。

（三）以学院名义上报的各类报表及课题、奖项、专利、成果等上行材料，由主办部门填写用印登记表，部门负责人审核签字，分管院领导审批后到学院办公室办理用印。

（四）教职工的在职证明、收入证明由人事处审查盖章；房屋设备等资产证明，由资产管理处审查盖章；教职工的子女身份、户籍等证明由保卫处审查盖章；学生的学历、学籍、成绩等各类证明由教务处审查盖章；学生身份、在校表现证明等由所在院系审查盖章。这些分别由主管职能部门或所在部门审核盖章后，再到学院办公室办理用印。

向外刊登广告，由承办部门拟稿，部门负责人审核、分管院领导批准后，到学院办公室办理用印。

院领导签名章，除已经领导本人授权或签发的文件外，临时用印须由用印部门填写用印登记表，部门负责人签字，院领导签批后到学院办公室办理用印。

其他情况用印须由用印部门填写用印登记表，部门负责人签字，学院办公室主任审核签批，必要时报有关院领导审批后，到学院办公室办理用印。

第四条 用印由专人负责，不能随意委托他人代为盖印。

第五条 各类文件或材料需要用印时，按照第三条之第八款所述办理用印签批手续。凡签批手续不全的，一律不能用印。

第六条 印章原则上不外借使用，特殊情况须外借使用时，用印部门须出具正式申请，经学院办公室主任审核批准后方可借出，用完需当日及时归还。

第七条 印章管理

学院授权党政办公室使用和管理学院党委和行政印章（含电子章），学院钢印、院领导签名章（含电子章）。

明确责任：做好用印登记，对用印时间、用印部门、用印事由、批准人、经办人等进行详细登记，以备核查。

专人管理：印章的保管和使用应指定专人负责，专柜妥善保管。印章管理人员如因工作变动，做好交接手续

严格审核：印章管理人员必须严格执行审批手续和用印登记制度。用印件涉及保密的，要严格遵守保密规定，不得随便翻阅和谈论。

凡有下列情况的，印章管理人员应拒绝用印：1.上报或下发的用印件内容有误或批准权限不当；2.涉及个人财产纠纷、经济纠纷、法律纠纷等方面的用印件；3.未经职能部门审核或校领导签发批准的用印件；4.非本校教职员工或与本校工作、业务无关的用印件；5.学生不得自行来院办加盖印章，需由相关辅导员和老师代办；6.空白未填写的表格或材料；7.其他不得用印情况。

规范用印：印章一般应盖在公文、公函落款的学院名称和发文时间中间偏上位置，骑年盖月，上不压正文，印文要求端正、清晰。加盖的印章名称必须同学院名称一致。用印时间为工作日正常上班时间（寒、暑假除外），如有特殊情况需要用印，需要提前申请。

第八条  外出会印由印章管理人员负责，并确保印章安全。

第九条  学院其他印章参照本办法管理。

第十条 本规定的解释权在学院党政办公室，自发文之日起施行。

原文件：院办通[2017]4号