湖南铁路科技职业技术学院

档案管理办法

一、总则

（一）根据《档案法》《普通高等学院档案管理办法》的规定和国家档案局的要求，为了进一步加强学院的档案工作，推动学院管理现代化，更好地发挥档案的职能和作用，特制定本管理办法。

（二）我院的档案是在党群管理、教学、科研以及其它各项活动中形成的，归档保存备查的文字、图表、声像等各种载体的原始记录。

（三）档案管理是各项管理工作水平和效果的真实反映和历史记载，是不可缺少的一项专业工作。各部门必须把档案工作纳入各项管理工作中加强领导。

（四）学院的档案工作要坚持集中统一的管理原则，所有档案由综合档案馆集中管理。

二、综合档案馆工作职责

（一）对我院的全部文书、教学、基建、会计及有关专业档案实行集中统一管理和保存。

（二）我院档案工作纳入学院发展规划和目标管理，建立由院长分管的领导机制，配备专、兼职档案员，档案专职工作人员负责制订工作计划，落实日常业务工作。

（三）对我院各系部、部门的档案工作进行指导、检查和监督。

（四）根据国家档案局《机关文件材料归档范围和文件档案保管期限》及我院档案管理相关制度，接收整理、鉴定、保管、统计本院的全部档案和资料。

（五）编制必要、适用的检索工具，搞好编研工作，热情、主动提供档案利用，为我院各项工作服务。

（六）抓好库房管理，严守保密规定，搞好“九防”工作，库内不得办公和堆放杂物，保持库内良好的卫生环境和适宜的温湿度。

三、档案的保密

（一）认真执行《中华人民共和国档案法》《保密法》，严格按我院所制订的保密规定和制度，确保国家秘密的安全。

（二）综合档案馆保密内容：

1.中央、省、局等上级文件的保密。

2.院内重要文件的保密。

3.党委、行政会议记录的保密。

4.人事档案、报表的保密。

（三）借阅机密及以上档案要经主管院领导批准，机密、绝密档案不准复制。借阅、复制秘密和非保密档案须经档案室主任批准。

（四）凡外单位利用档案者，重要资料需经院领导批准，并不得将档案外借，摘抄笔记必须经档案员检查方能带走。

（五）禁止非档案工作人员进入库房，需进库参观者，必须经档案室主任批准。

（六）不得在不利于保密的地方存放档案，不得在不利保密的场合谈涉及机密问题。

（七）不得随意携带档案材料外出，文件资料用后要及时入库。

（八）工作人员调动工作时，必须进行工作交接，清理归还所有档案。

四、档案的保管

（一）档案库房需保持适宜的温湿度，采取手工与机器调节相结合的办法，适时通风降温。库房温度为14℃～24℃，相对湿度为45％～60％，并配备干湿球温度计、去湿机和加湿机等。

（二）选择档案库房要位置恰当，做到办公、查阅、库房三分开。档案库房需安装铁皮门，铁窗栅和双保险锁。

（三）严禁在查阅室、库房吸烟，严禁存放易燃易爆物品及其他物品，配备适用的灭火器材，保持室内、走廊畅通无阻。对库内照明线路要定期检查，发现问题，及时抢修，防止短路引起火灾。

（四）坚持定期对档案资料进行检查、清理、核对工作，如发现问题，立即向领导报告，对破损或褪变档案应及时进行抢救。

（五）档案入库前要逐卷进行检查，对生霉或虫蛀的档案经过特殊处理后方能入库。档案柜及库房要定期投入防虫防霉药物，勤于检查。并建立好档案安全检查记录。

（六）档案库房的门窗应设有遮阳装置和双层窗帘，避免阳光直接照射在档案柜上。档案库房内以白炽灯作电光源。

（七）档案库房经常打扫，保持清洁，严禁将有害物质带入库房。

（八）档案人员外出时，注意门窗落锁，安全保密。

五、档案库房的管理

（一）档案库房是档案资料保护和贮存的重要基地，是提供利用档案的中心，除领导批准外，非本室工作人员不得入内。

（二）保管档案必须有专用库房，并设专人负责管理。库房内应采取有效的防护措施，保证档案安全。  

（三）建立严格的档案进出库房登记制度，包括档案收进入库，库存档案调出室外及日常的调阅、归还。

（四）档案库房应设有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光的措施。  

（五）对新接收入库档案要严格检查，对有虫蛀、发霉及其它问题的档案须经科学处理后方可入库。

（六）库房内安置温湿度计，每天定时测记。库房的温度应控制在14-24℃之间，相对湿度应控制在45-60％之间。

（七）库房内应保持清洁，不得堆放与档案无关的物品。

（八）每学期结束前，要对案卷进行总清点，检查帐、卡、物是否相符。

（九）每天下班前，应关闭库房门窗，切断水、电源，确保档案安全。

（十）定期打扫库房卫生，保持库房与档案的清洁。

六、档案的借阅

（一）借阅档案必须严格履行档案借阅登记手续。

（二）校内职工查阅档案，经办理登记手续后注明用途方可查阅。

（三）非本单位人员来我院查阅档案，必须持单位介绍信和有效证件，重要资料经我院领导审批后方能提供。

（四）基建、财务档案对工程技术人员和财务人员、基层管理人员实行开架阅览，未经批准，不得将档案资料带出阅览室（库房）。

（五）凡查阅、借阅者对所查借阅的档案材料，应确保完整，不得撕毁、折卷、剪页，严禁在在档案上批注、涂改、圈点、折叠、污损，以保证档案的完好无损。

（六）档案一般不外借，确因工作需要，可在办理借阅手续后借出。借阅期限一般不超过5天,特殊情况不超过20天; 会计档案和密级资料原则上不予借出，如需借出须经领导批准，并在1日内归还。所借档案必须妥善保存，按期归还，不得转借他人。如有损毁或长时间不归还档案者，将给予适当经济处罚。

（七）如遇借阅人员将档案丢失，应及时报告档案馆，写出书面材料，以利于采取补救措施。

七、档案的利用

（一）积极开展档案的利用工作，热情服务，提高服务质量，满足各方面的查档要求，充分发挥档案在学院建设中的作用。

（二）档案人员要熟悉家底，了解要求，掌握规律，做到主动、及时、准确提供利用。

（三）运用检索、阅文室和复制设备为利用者提供方便。档案查阅者如需索取档案证明或复印件，必须登记查阅档案利用效果记录，并注明复印人、时间、份数等有关内容方可索取。教职工查阅其所属业务档案，有责任及时将查阅档案利用效果反馈给档案室。

（四）利用者必须遵守保密规则，所查、借阅的档案材料，未经同意，不准复制、拍照和对外公布。凡摘抄的有关档案材料，用后一律交还档案馆。

（五）档案室所存保密档案及有关涉及我院利益关系重大档案应报我院主管领导或档案室主任批准方能利用。

（六）对违反本规定者，或有损坏、丢失、泄密等情况发生时，将根据情节轻重追究责任。

八、档案的复制

（一）利用者查阅、摘录或复制档案，凡外单位应持单位正式介绍信，注明利用者的身份和利用档案的目的、范围；办理有关手续、方可复制。

（二）利用者需要采用复印、照相方法复制档案，均由档案室负责办理。

（三）绝密档案复制件应于使用后交回档案室，均不得以任何形式全文公布、陈列 、展出或再行复制。

（四）档案馆为利用者提供档案，应尽量以复制件代替原件，档案原件一般均不得借出，如有特殊需要，须给主管领导批准方可外借，并及时收回。